Privacy en gegevens

Tolinzicht leest het exportbestand van de tolprovider. Daar staan kentekens, tijden en locaties in, en dat zegt waar een vrachtwagen is geweest. Hieronder staat wat er precies gebeurt met die gegevens, hoe lang ze blijven staan en wie erbij kan.

Wie is wie

De dienst is van Hubbase B.V. Wij zijn verwerker: de vervoerder die de gegevens aanlevert is verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt wat ermee gebeurt. Wij doen niets met die gegevens buiten het tonen, optellen en bewaren waarvoor ze zijn aangeleverd. Ze worden niet verkocht, niet gedeeld met andere klanten en niet gebruikt om iets te trainen.

Wat er wordt vastgelegd

• Passages. Per rit: kenteken, datum en tijd van ingang en uitgang, de wegvaknummers, de afstand en het bedrag. Precies wat er in het exportbestand van de tolprovider staat.
• Aanleveringen. Van elk binnengekomen bestand: de naam, het tijdstip, een controlegetal van de inhoud en het e-mailadres van de afzender. Dat laatste is nodig om te kunnen laten zien waar cijfers vandaan kwamen.
• Accounts. Een e-mailadres en een wachtwoord dat als bcrypt-hash wordt bewaard, dus niet leesbaar. Van een sessie staat alleen een versleutelde afdruk van het koekje in de database, niet het koekje zelf: wie de tabel leest kan er niet mee inloggen.

Hoe lang

Passages blijven 24 maanden staan en worden daarna verwijderd. Dat is de termijn die bij het doel past: een kostenoverzicht waarin je een jaar met het vorige kunt vergelijken. Langer bewaren zou geen grond hebben, want de fiscale bewaarplicht gaat over facturen en de administratie, niet over de ritten daaronder.

Wie zonder account een bestand bekijkt, laat niets achter. Dat bestand staat een uur in het werkgeheugen van de server en wordt daarna weggegooid; het raakt de schijf niet en er is geen account waar het bij hoort.

Waar het staat

Op één server in Helsinki, Finland, bij Hetzner, dus binnen de EU. Er staat geen poort van die server open naar het internet: al het verkeer komt via een uitgaande verbinding met Cloudflare binnen. Cloudflare verwerkt daarmee het netwerkverkeer en neemt ook de post aan die naar een importadres wordt gestuurd.

Twee dingen komen van buiten en het is eerlijk om ze te noemen. Wie de kaart opent, haalt de kaartachtergrond bij OpenStreetMap en CARTO op; die partijen zien daarbij het IP-adres van de bezoeker. En het bezoek aan de publieke pagina's wordt geteld met Cloudflare Web Analytics, dat geen koekje zet en geen apparaatkenmerken bewaart. Daarom staat er ook geen cookiebanner: het enige koekje dat Tolinzicht zelf zet, is het koekje dat je ingelogd houdt.

Wie erbij kan

Een klant ziet alleen zijn eigen gegevens. Elke vervoerder heeft een eigen, onraadbaar importadres, en elk gegeven in de database is aan één organisatie vastgeklonken. Van inkomende post wordt gecontroleerd of het afzendende domein ervoor instaat. Wat er in een bestand staat bepaalt nooit van wie het is: het adres waarop het binnenkwam doet dat.

Aan onze kant is er één beheerder, en die kan bij de gegevens komen om de dienst te laten werken. Er is geen ander personeel en er zijn geen onderaannemers die meekijken.

Rechten, en hoe je ze gebruikt

Inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdracht: die rechten liggen bij de vervoerder als verwerkingsverantwoordelijke. Ben je bestuurder en gaat het om jouw ritten, dan is je werkgever het eerste adres; wij voeren uit wat hij vraagt.

Een verzoek om verwijdering is bij ons één handeling en geen zoektocht: de gegevens hangen met cascades aan de organisatie, dus alles gaat in één keer weg. Een verzoek om inzage wordt beantwoord met een export van precies de gegevens die er zijn. Reactie binnen een maand, zoals de AVG voorschrijft, en in de praktijk sneller.

Verwerkersovereenkomst

Voor zakelijke klanten hoort bij deze dienst een verwerkersovereenkomst. Vraag hem op via het adres hieronder; hij wordt getekend voordat er gegevens van een betalende klant worden verwerkt.

Een datalek

Als er iets uitlekt, hoort de klant het van ons, zonder er eerst een oplossing bij te hoeven hebben. Wat er bekend is, wanneer het gebeurde en wat het raakt, binnen 24 uur nadat wij het weten, zodat de klant zijn eigen melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens op tijd kan doen.

Vragen

Een vraag, een verzoek of een klacht gaat naar [email protected]. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Laatst gewijzigd: 19 augustus 2026.